FAQ

Un problème avec ActivPress ?
Retrouvez dans la FAQ les question les questions les plus fréquemment posées.

Trouvez les réponses à vos questions classées par thème
Général
- A qui est destiné Activ Press ?
R : A des entreprises ou des collectivités qui éditent des publications. Dédié principalement aux directions de communication internes, Activ Press offre un outil collaboratif qui permet de gérer des projets presse. Tous les utilisateurs peuvent ainsi accéder selon leurs droits, à leur espace et partager les informations sur le projet.
- Comment accéder et utiliser Activ Press ?
R : Activ Press est accessible avec une connexion internet et ce depuis n'importe quel navigateur. L'unique condition d'accessibilité est donc la connexion à internet, et ce, n'importe où dans le monde.
- Sur quels navigateurs Activ Press est compatible ?
R : Activ Press fonctionne avec les navigateurs suivants : à partir d'Internet Explorer 7, Firefox 3.6, Safari et Google Chrome. Pour une meilleure utilisation vérifiez que vous utilisez bien la dernière version de votre navigateur.
- Activ Press est-il gratuit ?
R : Nous vous proposons une version d'essai gratuite ainsi que différents abonnements payants qui vous permettront de tester les différentes fonctionnalités de l'outil. Le compte gratuit permet la gestion de 2 projets, avec 10 Mo d'espace de stockage pour vos documents et 2 utilisateurs maximum par projet. Pour en savoir plus rendez-vous sur la page Prix et abonnements.
- Comment être sûr que mes données stockées seront sécurisées ?
R : Activ Press est hébergé sur des serveurs dédiés haute performance et haute disponiblité. Nos serveurs sont sécurisés et vos données sont donc en sécurité sur nos systèmes.
- Est-il possible d'installer Activ Press sur les propres serveurs de la société ?
R : Non, Activ Press est uniquement disponible dans sa version en ligne.
- Je souhaiterais exporter des données d'Activ Press, est-ce possible ?
R : Activ Press proposera prochainement l'export de vos données aux formats word, excel et pdf.
- Activ Press est-il disponible dans d'autres langues ?
R : En plus de sa version en français, retrouvez dès à présent Activ Press dans sa version en anglais. Pour se faire, rien de plus facile, il suffit de cliquer sur les drapeaux en haut des pages pour passer d'une version à l'autre.
- Quel type de support proposez vous ?
R : Nous fournissons un support exclusivement par courrier électronique pour les comptes payants ainsi qu'un support téléphonique sur l'offre Gold. Cependant, aucun support n'est proposé pour les comptes gratuits mais la FAQ tente de répondre au mieux aux questions que vous vous posez.
- A quoi sert l'onglet interactif Feedback ?
R : Vous souhaitez nous faire part de vos commentaires ou envoyer une suggestion sur Activ Press, c'est possible grâce au formulaire de feedback. Vos avis et remarques nous aiderons ainsi à améliorer Activ Press dans les versions futures.
- Comment modifier mon profil utilisateur ?
R : En cliquant sur le lien Mon profil en haut des pages vous pourrez modifier vos informations personnelles (nom, prénom, email, langue) et visualiser le nom du client qui vous est rattaché ainsi que votre profil.
- Quels sont les types d'abonnement proposés par Activ Press ?
R : Nous vous proposons 3 formules d'abonnements différentes et une version de d'essai limitée mais gratuite. La version Basic permet de gérer 10 projets, 10 utilisateurs, 2 Go de stockage pour 19€/mois, la version Premium 30 projets, nombre d'utilisateurs illimité, 10 Go de stockage pour 39€/mois et la version Gold un nombre de projets illimité, nombre d'utilisateurs illimité, 50 Go de stockage pour 99€/mois. La version d'essai gratuit permet quant à elle de gérer 2 projets, 2 utilisateurs et 10 Mo de stockage. Pour plus d'informations, rendez-vous sur la page Prix et abonnements.
- Puis-je payer par avance, ou par versement en plusieurs fois ?
R : Activ Press n'est disponible quen paiement mensuel. Toutefois, l'encodage de vos coordonnées bancaires ne se fait quune seule fois. Vous n'aurez donc pas à ressaisir vos données bancaires lors du prochain paiement.
- Je souhaiterais payer en chèque, est-ce possible ?
R : Non uniquement les paiements par carte de crédit sont autorisés via Paypal : Visa, Mastercard et American Express.
- Fournissez vous des factures ?
R : Oui, pour les comptes payants, vous retrouverez les factures dans l'onglet Mon abonnement.
- Je souhaiterai résilier mon abonnement, comment faire ?
R : Vous pouvez soit repasser votre compte en mode "gratuit", dans ce cas, plus aucun prélèvement ne sera effectué avec ce type d'abonnement, soit supprimer votre compte définitivement. Dans les 2 cas, rendez-vous dans l'onglet Mon abonnement.
- Est-il possible de changer d'abonnement à n'importe quel moment ?
R : Oui, dans l'espace Mon abonnement vous pouvez changer de formule quand vous le souhaitez. Seul le créateur du compte peut effectuer ce changement.
- Est-il possible de repasser à un compte inférieur à tout moment ?
R : Oui bien sûr. Pour cela rendez vous dans l'espace Mon abonnement. Aucun frais ne sera facturé par contre, seul le créateur du compte peut effectuer ce changement. Attention pour un changement vers un abonnement plus petit, adaptez vos projets en fonction des caractéristiques requises (limitation du nombre de projets, d'utilisateurs, de stockage...)
- Comment les permissions sont-elles attribuées et quels sont les droits de chacun ?
R : Les permissions sont de 3 ordres : Administrateur, Rédacteur-chef ou Rédacteur. D'une manière générale, chaque utilisateur a accès à tout le contenu du client en lecture, à part évidemment aux interfaces d'admin. Les administrateurs ont la possibilité de gérer les projets et les utilisateurs et peuvent supprimer ou modifier toutes les informations au sein d'un projet (rubrique, note, date clé...). Le rédacteur chef a les mêmes droits que l'administrateur sur les projets en revanche il n'a pas accès au panneau d'administration pour le modifier. Le rédacteur a l'accès le plus restreint à savoir qu'il peut uniquement intervenir sur les sujets, statuts du sujet, documents, thèmes et versions de document et statuts de tâches.
- Que peut on gérer dans l'onglet Administration ?
R : Dans l'espace Administration vous pouvez visualiser les infos clients, gérer les utilisateurs, les rubriques, thèmes, modèles et statuts. Certaines actions sont disponibles uniquement pour l'administrateur.
- Comment donner un accès à un client ?
R : En lui créant un compte et des identifiants, qui lui permettront d'accéder au projet et d'y participer en fonction des droits que vous lui avez donné. Pour cela rendez vous dans l'onglet Administration > Utilisateurs > Ajouter un utilisateur (disponible uniquement pour les administrateurs).
- Comment faut-il faire pour ajouter, modifier ou supprimer, un ou des utilisateurs au projet ?
R : Aller dans l'onglet Administration > Utilisateurs vous avez alors la liste des utilisateurs rattachés au projet et vous pouvez ainsi ajouter, modifier ou supprimer des personnes. Attention, seul l'administrateur du compte peut effectuer ces actions.
- Quelles sont les caractéristiques d'un projet ?
R : Un projet est caractérisé par un titre, une description, une date de publication, un modèle existant, un nombre de pages, des dates clés, des notes,...
- Comment sont organisés mes projets dans Activ Press ?
R : Vos projets sont classés par date de création. A chaque projet est rattaché un tableau de bord, le chemin de fer de votre publication, la liste des sujets, les documents associés, le planning et les tâches attribués ainsi qu'un forum lié au projet. Vous retrouverez l'ensemble de vos projets et le détails de chacun dans l'onglet Mes projets.
- Puis-je créer autant de projets que je le souhaite ?
R : Non, en fonction de l'offre à laquelle vous avez souscrite vous êtes limité à un nombre de projets. Seul l'abonnement Gold permet de gérer un nombre illimité de projets. Si l'abonnement choisit ne vous convient pas vous pouvez le modifier dans l'espace Mon abonnement.
- Si je supprime un projet par erreur, puis-je le récupérer quelque part ?
R : Lorsque vous supprimez un projet, les tâches, sujets, documents, messages, datés clés et notes sont automatiquement supprimés de manière permanente et définitive. Vous n'avez donc aucun moyen de récupérer tout projet qui aura été effacé, faites donc bien attention avant d'effectuer cette manipulation.
- Quest ce que le tableau de bord ?
R : Le tableau de bord du projet en cours permet d'avoir une vue d'ensemble du projet sélectionné, avec ses infos, ses dates clés et ses notes. Le tableau de bord général permet de visualiser globalement les projets en cours avec les sujets qui leur sont rattachés et leur statut. On peut ainsi suivre en temps réel l'avancée du projet et voir ce qu'il reste à faire.
- Quelle est l'utilité de la date-clé ?
R : Une date-clé est reliée à un projet, elle sert à planifier un événement selon une date avant sa fabrication et est visible par tous les acteurs rattachés au projet.
- Quelle est l'utilité des notes ?
R : Une note est reliée à un projet, elle sert de pense bête pour tout élément informatif ou complémentaire au projet et est visible par tous les acteurs rattachés au projet.
- Quelles sont les fonctionnalités du chemin de fer ?
R : Le chemin de fer permet d'avoir une vison globale des pages qui composent la publication : on peut ainsi ajouter autant de pages que souhaité, associer une rubrique à chaque page, une description rapide à la volée et voir les sujets rattachés. On peut également changer l'ordre des pages par Drag & Drop avec recalcule automatique des pages ou les supprimer. Le chemin de fer offre la possibilité d'enregistrer un projet en tant que modèle pour une utilisation future sur une même base (même rubriques, même nombre de pages...).
- Quelles sont les caractéristiques d'une page ?
R : Une page est caractérisée par un numéro et une description dans le chemin de fer. Une rubrique et des sujets peuvent lui être associés.
- Qu'est-ce qu'une rubrique ?
R : Une rubrique définit le thème général de la page. Une page peut être associée à une seule rubrique uniquement. Par défaut on retrouve les rubriques : une, dossier, news, sommaire et édito, chacune rattachée à une couleur. On peut aussi ajouter de nouvelles rubriques dans l'onglet Administration ou en supprimer. Les rubriques créées sont ensuite réutilisables sur l'ensemble des autres projets.
- Quelle est la taille maximale des documents que l'on peut envoyer ?
R : Chaque document téléchargé ne doit pas dépasser la taille de 4Mo.
- Est-il possible de conserver d'anciennes versions de projets ?
R : Oui Activ Press permet de conserver d'anciennes versions de projets, classés par date, des plus récents aux plus anciens, vous les retrouverez dans la base documentaire.
- Qu'est ce qu'un sujet ?
R : Un sujet est un article qui sera traité dans une publication et rattaché à une rubrique ou au marbre pour une utilisation future. Des documents et versions de documents peuvent être associés à un sujet. On peut rattaché un statut à un sujet pour suivre son état d'avancé (par défaut Activ Press propose des statuts : à lancer, en rédaction, à relire, en validation, en créa, en impression, on peut aussi en ajouter d'autres dans l'onglet Administration)
- De quelle manière sont gérés les sujets ?
R : Tous les sujets sont regroupés sur une seule page et répartis par rubrique sous forme de tableaux. Chaque tableau reprend le titre du sujet, son statut, sa date de création et les documents et versions rattachés. On peut ensuite modifier un sujet, le changer de rubrique ou le supprimer. Sur chaque encart de rubrique on sait quelles pages sont associées à ces rubriques.
- Qu'est ce qu'un document ?
R : Un document est un fichier téléchargé par le client dans un projet Activ Press. Un document peut être classé dans un sujet ou dans un thème et possède un titre, une description, une date de création et des versions téléchargeables... Les acteurs du projet peuvent télécharger depuis leur compte des documents déposés par les intervenants du même projet.
- Qu'est ce qu'un thème ?
R : Un thème est un groupe de documents qui permet de répartir chaque document grâce à des informations communes. Par défaut on retrouve les thèmes : compte rendu, planning, budget, note de cadrage, visuel, divers et on peut ajouter de nouveaux thèmes dans l'onglet Administration si besoin.